Hola, soy Daniel
Tengo mas de 7 años de experiencia en desarrollo web y 6 años de experiencia con PHP, el primer paso es sencillo, tendría que revisar el código y verificar donde esta el problema por el cual la distancia no pasa del paso 0, como lo indicaste en el adjunto y para el envió de correo podemos usar SMTP en PHP para enviarlo con el formato que me indicaste, todo esto lo haría directamente en tu web como comentas, para que lo puedas ver en acción.
Para el punto dos no entendí muy bien a que te refieres con el file de pedidos, revise el adjunto, si gustas puedes mandarme mensaje para explicarlo y te apoyo a dar solución a los dos problemas que tienes.
Este sería de mis primeros proyectos aquí en Freelancer y te agradecería mucho que me tomes a consideración, daré solución a tus problemas rápida y eficazmente.